Automechanika in Frankfurt: How a racing car gets to the third floor

Elf Tage vor Messebeginn, neun Minuten nach acht Uhr am Morgen, kommen drei Lkw am Tor West der Frankfurter Messe an. Lange warten müssen sie nicht, sie waren für acht Uhr angekündigt und sind sowieso noch vor den meisten anderen da. Der Messeaufbau beginnt eigentlich erst am Tag darauf. Die Lkw aber haben Besonderes geladen. Halle 12 ist zu diesem Zeitpunkt noch so gut wie leer, nur einige wenige Mitarbeiter werkeln hier und da. Vor allem ist viel Platz.

Verglichen mit der Hektik der bevorstehenden Tage ist es auch ziemlich ruhig. Das trifft sich gut. Denn die Gruppe Logistiker, die schon zugange ist, hat eine heikle Aufgabe vor sich. Für den Messestand von Rowe, einem Schmierstoffproduzenten aus Worms, sollen drei 20-Fuß-Container gestapelt werden. Im obersten: ein Rennwagen mit dem Rowe-Logo. Die Seitenwände der Container fehlen, sodass der Wagen von allen Seiten zu sehen ist.

Auch Bernd Gerdes ist gekommen. Er ist Produktmanager für die Logistik der Messe. Die Planungen für den Rowe-Stand fingen für sein Team schon zwei Monate zuvor an, als der Standbauer seinen Containerturm ankündigte. Um den aufzubauen, wird viel Platz benötigt. Eine Messe wird in Schichten aufgebaut, wer viel Platz braucht, muss früher kommen. Bei der Automechanika startet der reguläre Aufbau fünf Tage vor Messebeginn. Für Aussteller, die mehr Zeit und Raum benötigen, gibt es weitere fünf Tage. Der Rowe-Stand ist sogar noch einen Tag früher dran, am Vor-Voraufbau sozusagen. Sonst hätte es in Halle 12 nicht gepasst.

Der Plan ist, erst zwei Container zu stapeln – das bekommt ein großer Gabelstapler ganz gut hin –, diese dann mit zwei Gabelstaplern anzuheben und den dritten Kasten auf Rollen darunterzuschieben.

Das aber setzt voraus, dass die beiden Gabelstapler auch im Gleichschritt die Container anheben. Dafür braucht es ein gutes Team, Vertrauen und vor allem eine ruhige Hand. Auf ein Handzeichen heben sich die beiden Container langsam vom Hallenboden. Die verstreuten Arbeiter in der Halle halten inne. Alle Augen richten sich auf den Containerturm, die Kollegen der beiden Gabelstaplerfahrer haben ein Handy zum Aufnehmen aufgestellt. So was passiert nicht alle Tage, das muss festgehalten werden.

Der Rennwagen wackelt auf dem langsamen Weg nach oben hin und wieder, aber keiner lässt sich hier aus der Ruhe bringen. Schließlich schweben die beiden Container unter der Hallendecke, der dritte kann wie ein Legostein daruntergeschoben werden. Bis die beiden Stapler ihre Last auf die Seitenbolzen des untersten Containers ablassen, dauert es noch einige Minuten. Dann rasten sie ein. Die Gesichter entspannen sich, die Staplerfahrer klatschen sich ab. „Solche Aufträge machen richtig Spaß“, sagt einer.

At Automechanika 2018, the last before the corona pandemic, the trade fair logistics in Frankfurt moved around 100,000 cubic meters of material. That corresponds to more than 3,000 of the 20-foot containers – if their storage space were completely filled. For this year’s Automechanika, trade fair director Detlef Braun expects that the pre-pandemic level will not quite be reached. The logisticians still have their hands full. “What a hustle and bustle here, what movements of materials, of vehicles – and on Tuesday at nine o’clock everything is in perfect condition. They think this is the most normal thing in the world.”

How do you coordinate that? Frankfurt’s exhibition center is quite large. The trade fair logistics experts say that you can get around easily on foot. But those who work there can be seen on bicycles, e-scooters, longboards, forklifts and other small vehicles. To keep track of everything, Gerdes and his colleagues use a central scheduling system. When he opens it on the computer, tables appear: rows of orders, for each of which it is specified when the customer will come, how many forklifts they need, which gate they should drive in at and which hall the stand is in. “A cool tool,” says Gerdes, “that only the Frankfurt exhibition center has in this form.” At many other trade fair locations, different logistics providers work separately and uncoordinated. In Frankfurt, the trade fair has been operating this central system together with the logistics service providers DHL and DSV since 2008.

Gerdes’ trade fair team can enter the orders here for planning purposes. Andreas Konstroffer comes into play to “marry” the trucks with forklifts on site, as Gerdes calls it. He is the manager of the Frankfurt branch of the transport company DSV. Konstroffer and his dispatchers direct the approximately 140 forklifts on Automechanika peak days.

If a truck shows up at the exhibition grounds, they contact forklift drivers via handheld devices so that they can unload the load. Konstroffer has to ensure that there is enough room for flexibility in all the planning, because: “Everything is ordered in advance so that we know when the trucks will arrive – but in the end, some of them don’t arrive as announced.”

To ensure that the right trucks arrive at the site at the right time, they are recorded in advance by the trade fair’s traffic management. “If the wrong vehicles arrive, the site will be full, but no work can be done,” says Gerdes.

Around 70,000 vehicles of all classes are expected at the exhibition grounds for Automechanika, which begins on Tuesday. A tenth of these are trucks. The area is large, but it can still get tight. Since 2016, heavy goods traffic has therefore been controlled by a system that does not start at the gates of the exhibition center, but already on the feeder motorways in western Frankfurt. The exhibition center can label digital traffic signs there in such a way that truck drivers are directed to Rebstockpark, where they can then wait until there is enough space on the site.

Less than a week later, on the first regular day of set-up, you can see why all the planning is so important. The racing car with the Rowe logo still towers over everything in Hall 12, but a lot has happened around it. The hall is now in the hands of the stand builders. Saws are screeching, there is hammering and drilling. In between, radio music blares. There is not much left to see of the stand markings on the floor.

New forklifts and pallet trucks are constantly arriving with pallets full of stand elements to fill up the hall even more. The first large logos are hanging under the hall roof, and the lamp frames are dangling next to them. Anyone who wants to get through here now will have a hard time. But there are still five days to go.